Procedura zgłoszeń

Załącznik

do Uchwały Nr 18 / 2024

z dnia 20.09.2024 r.

PROCEDURA ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH ORAZ PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH

w Stowarzyszeniu Pomocy Dzieciom z Porażeniem Mózgowym „Jasny Cel”

I.CEL PROCEDURY

1.Procedura zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych określa zasady i tryb zgłaszania przez Sygnalistów informacji o naruszeniu prawa, w tym informacji o uzasadnionym podejrzeniu dotyczącym zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Stowarzyszeniu Pomocy Dzieciom z Porażeniem Mózgowym „Jasny Cel” lub informacji dotyczącej próby ukrycia takiego naruszenia prawa.

2.Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa.

3.Informacje zgłaszane przez Sygnalistę dotyczą korupcji, zamówień publicznych, usług, produktów i rynków finansowych, zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami, bezpieczeństwa transportu, ochrony środowiska, ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego, bezpieczeństwa żywności i pasz, zdrowia i dobrostanu zwierząt, zdrowia publicznego, ochrony konsumentów, ochrony prywatności i danych osobowych, bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych, interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczpospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej, rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych, konstytucyjnych wolności oraz praw człowieka i obywatela występujących w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i nie związanych z dziedzinami wskazanymi powyżej.

4.Procedura zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych określa zasady i tryb zgłaszania naruszeń dotyczących obowiązujących w Stowarzyszeniu Pomocy Dzieciom z Porażeniem Mózgowym „Jasny Cel” regulacji wewnętrznych i/lub standardów etycznych, które zostały ustanowione na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego i pozostają z nimi zgodne.

5.Przyjmowanie zgłoszeń naruszeń prawa ma na celu wczesne otrzymywanie sygnałów o nieprawidłowościach w Stowarzyszeniu Pomocy Dzieciom z Porażeniem Mózgowym „Jasny Cel” i służy zwiększeniu efektywności wykrywania nieprawidłowości i podejmowania działań w celu ich eliminowania i ograniczania ryzyka na wszystkich poziomach organizacyjnych.

6.Wdrożony system przyjmowania zgłoszeń umożliwia zgłaszanie nieprawidłowości za pośrednictwem specjalnych, łatwo dostępnych kanałów, w sposób zapewniający rzetelne i niezależne rozpoznanie zgłoszenia oraz w sposób zapewniający ochronę przed działaniami o charakterze odwetowym, represyjnym, dyskryminacyjnym lub innym rodzajem niesprawiedliwego traktowania w związku z dokonanym zgłoszeniem.

7.Procedura zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych ustalona została po konsultacji z  Przedstawicielem Pracowników w Stowarzyszeniu Pomocy Dzieciom z Porażeniem Mózgowym „Jasny Cel”.

8.Nowo zatrudniana osoba oraz każda z osób wykonujących pracę w Stowarzyszeniu Pomocy Dzieciom z Porażeniem Mózgowym „Jasny Cel” na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług zobowiązana jest do zapoznania się z treścią Procedury zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych.

II.DEFINICJE

1.Podmiot – Stowarzyszenie Pomocy Dzieciom z Porażeniem Mózgowym „Jasny Cel”

2.Organ Prowadzący – Zarząd Stowarzyszenia Pomocy Dzieciom z Porażeniem Mózgowym

3.Procedura - Procedura zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych;

4.Pełnomocnik ds. naruszeń prawa – osoba w ramach struktury organizacyjnej Podmiotu, upoważniona do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych włączając w to weryfikację zgłoszenia, komunikację z Sygnalistą;

5.Zespół ds. naruszeń prawa - zespół (komisja) odpowiedzialny za prowadzenie postępowania dot. zgłoszenia nieprawidłowości (zgłoszenia sygnalizacyjnego), powoływany doraźnie odrębnym zarządzeniem Organu Prowadzącego podmiot do kompleksowego wyjaśnienia okoliczności opisanych w zgłoszeniu, działający wg zasad określonych dla postępowania wyjaśniającego;

6.Sygnalista – osoba fizyczna, która dokonuje zgłoszenia o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą, niezależnie od zajmowanego stanowiska, formy zatrudnienia czy współpracy.

7.Zgłoszenie – informacje o naruszeniu prawa, dokonane za pośrednictwem przeznaczonych do tego kanałów komunikacji;

8.Osoba, której dotyczy zgłoszenie – osoba wskazana w zgłoszeniu jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa;

9.Osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia – osoba fizyczna lub prawna, która pomaga osobie dokonującej zgłoszenia w tej czynności i którejpomoc nie powinna zostać ujawniona;

10.Działanie następcze – rozumie się przez to postępowanie prowadzone w związku ze złożonym zgłoszeniem;

11.Kanał zgłaszania – techniczne i organizacyjne rozwiązania umożliwiające dokonywanie zgłoszenia;

12.Działanie odwetowe – bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem, i które narusza lub może naruszyć prawa Sygnalisty lub wyrządza, lub może wyrządzić Sygnaliście nieuzasadnioną szkodę, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko Sygnaliście.

III.DOKONYWANIE ZGŁOSZEŃ

1.Odpowiedzialnym za przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowanie działań następczych włączając w to weryfikację zgłoszenia, komunikację z Sygnalistą jest Pełnomocnik ds. naruszeń prawa oraz pod jego nieobecność wyznaczony zastępca którego ustanawia w formie zarządzenia wewnętrznego Organ Prowadzący.

2.Pełnomocnik ds. naruszeń prawa działa na podstawie pisemnego upoważnienia Organu Prowadzącego i jest zobowiązany do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskał w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszenia oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywał te czynności.

3.W przypadku, gdy z treści zgłoszenia wynika, że Pełnomocnik ds. naruszeń prawa może być w jakikolwiek sposób zaangażowany w działanie lub zaniechanie stanowiące przedmiot zgłoszenia nie może analizować takiego zgłoszenia. W takiej sytuacji do rozpatrzenia zgłoszenia wyznaczony zostanie zastępca Pełnomocnika ds. naruszeń prawa lub inna osoba na podstawie odrębnego upoważnienia Organu Prowadzącego.

4.Sygnalista może dokonywać zgłoszeń za pośrednictwem następujących Kanałów zgłaszania:

1)za pomocą dedykowanej skrzynki mailowej – zgłoszenia@jasnycel.pl

2)poprzez wypełnienie formularza zgłoszenia nieprawidłowości, dostępnego pod adresem www.jasnycel.pl - wzór formularza zgłoszenia stanowi załącznik nr 1 do niniejszej Procedury;

3)osobiście u Pełnomocnika ds. naruszeń prawa;

4)telefonicznie pod nr tel. 533 920 899

5)(rozmowy są nagrywane),

6)pocztą na adres Podmiotu, S. Bukowskiego 4,

15-066 Białystok, z adnotacją „Pełnomocnik ds. naruszeń prawa”.

5.Na wniosek Sygnalisty zgłoszenie ustne może być dokonane podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. W takim przypadku za zgodą Sygnalisty zgłoszenie jest dokumentowane w formie nagrania rozmowy umożliwiającej jej wyszukanie lub protokołu spotkania, które odtwarza jego dokładny przebieg (Sygnalista może dokonać sprawdzenia protokołu, poprawienia i jego zatwierdzenia przez jego podpisanie).

6.Składane zgłoszenie powinno zawierać przejrzyste i pełne wyjaśnienie przedmiotu zgłoszenia oraz powinno zawierać co najmniej następujące informacje: datę oraz miejsce zaistnienia naruszenia prawa lub datę i miejsce pozyskania informacji o naruszeniu prawa, opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia naruszenia prawa, wskazanie podmiotu, którego dotyczy zgłoszenie, wskazanie ewentualnych świadków naruszenia prawa, wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje Sygnalista, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania zgłoszenia, wskazanie preferowanego sposobu kontaktu zwrotnego.

7.Podmiot będzie rozpoznawał także zgłoszenia anonimowe. Każde zgłoszenie anonimowe podlega wpisowi do Rejestru zgłoszeń. W przypadku pozostawienia anonimowego zgłoszenia bez biegu, osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń ma obowiązek wskazania przyczyn uzasadniających taką decyzję.

8.Jeżeli w toku rozpatrywania zgłoszenia anonimowego zostanie ustalona tożsamość zgłaszającego, osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń niezwłocznie nadaje mu status Sygnalisty.

9.Zgłaszający zobowiązany jest do traktowania posiadanych przez niego informacji dotyczących podejrzenia nieprawidłowości jako tajemnicy i powstrzymania się od publicznych rozmów o zgłaszanych podejrzeniach nieprawidłowości, chyba że osoba ta jest zobowiązana do takiego działania przepisami prawa.

10.Zgłoszenie może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze. Zakazuje się świadomego składania fałszywych zgłoszeń. Osoba dokonująca zgłoszenia wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło (tzw. zgłoszenie w złej wierze) może podlegać grzywnie, karze ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do lat 2.

11.W przypadku ustalenia, że w zgłoszeniu świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę stosuje się pkt 3 z części IV.

IV.FAŁSZYWE ZGŁOSZENIE

1.Zgłoszenie nieprawidłowości może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze.

2.Zakazuje się świadomego składania fałszywych zgłoszeń nieprawidłowości.

3.W przypadku ustalenia w wyniku wstępnej analizy zgłoszenia albo w toku postępowania wyjaśniającego, iż w zgłoszeniu nieprawidłowości świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę, zgłaszający będący pracownikiem, może zostać pociągnięty do odpowiedzialności porządkowej określonej w przepisach Kodeksu Pracy. Zachowanie takie może być również zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i jako takie skutkować rozwiązaniem umowy o pracę bez wypowiedzenia.

4.W przypadku zgłaszającego, świadczącego na rzecz Podmiotu usługi na podstawie umowy cywilnoprawnej, ustalenie dokonania fałszywego zgłoszenia nieprawidłowości skutkować może rozwiązaniem tejże umowy i definitywnym zakończeniem współpracy pomiędzy stronami z winy zgłaszającego.

5.Niezależnie od skutków wskazanych powyżej, zgłaszający dokonujący świadomie fałszywego zgłoszenia nieprawidłowości może zostać pociągnięty do odpowiedzialności odszkodowawczej, w przypadku wystąpienia szkody po stronie Podmiotu, związanej z fałszywym zgłoszeniem.

V.DZIAŁANIA NASTĘPCZE

1.Dostęp do Kanałów zgłaszania posiada Pełnomocnik ds. naruszeń prawa.

2.Po otrzymaniu zgłoszenia w terminie 7 dni od otrzymania zgłoszenia Sygnalista otrzymuje potwierdzenie dokonania zgłoszenia. Potwierdzenia dokonuje się na adres do kontaktu przekazany przez Sygnalistę chyba, że Sygnalista nie wskazał adresu, na który należy przekazać potwierdzenie. Potwierdzenie zgłoszenia nieprawidłowości stanowi Załącznik nr 2 do niniejszej Procedury.

3.Pełnomocnik ds. naruszeń prawa może podjąć decyzję o odstąpieniu od weryfikacji Zgłoszenia w sytuacji gdy zgłoszenie jest w oczywisty sposób nieprawdziwe lub niemożliwe jest uzyskanie od Sygnalisty dodatkowych informacji niezbędnych do weryfikacji Zgłoszenia.

4.Jeżeli Zgłoszenie pozwala na podjęcie działań następczych – w tym weryfikację zgłoszenia, następuje to niezwłocznie po wpłynięciu Zgłoszenia.

5.Przy weryfikacji zgłoszenia, o ile będzie to uzasadnione stanem faktycznym opisanym w zgłoszeniu, zaangażowani mogą zostać specjaliści i niezależni konsultanci np. poprzez sporządzenie opinii dot. przedmiotu zgłoszenia.

6.Organ Prowadzący na wniosek Pełnomocnika ds. naruszeń prawa może w drodze zarządzenia wewnętrznego powołać Zespół ds. naruszeń prawa, o którym mowa w części VI.

7.Pełnomocnik ds. naruszeń prawa rozpoznaje zgłoszenie oraz podejmuje działania następcze bez zbędnej zwłoki.

8.Informacja zwrotna – informacja na temat planowanych lub podjętych działań następczych oraz powodów takich działań przekazywana jest Sygnaliście nie później niż w terminie 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub w przypadku nieprzekazania potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia, chyba, że Sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.

9.Po przeprowadzeniu weryfikacji zgłoszenia Pełnomocnik ds. naruszeń prawa podejmuje decyzję co do zasadności zgłoszenia. W przypadku zgłoszenia zasadnego, może wydać rekomendacje o stosownych działaniach naprawczych lub dyscyplinujących w stosunku do osoby, która dokonała naruszenia prawa oraz rekomendacje, których celem jest wyeliminowanie i zapobieganie tożsamym lub podobnym naruszeniom co opisane w zgłoszeniu, w przyszłości.

VI.ZESPÓŁ DS. NARUSZEŃ PRAWA

1.Postępowanie wyjaśniające może być prowadzone przez Zespół ds. naruszeń prawa w składzie przynajmniej 3-osobowym, zapewniający niezależność, obiektywizm i kompetencje.

2.Członkowie Zespołu ds. naruszeń prawa powoływani są doraźnie i prowadzą postępowanie wyjaśniające na podstawie doraźnych upoważnień wydanych przez Organ Prowadzący.

3.Skład Zespołu prowadzącego postępowanie proponuje Pełnomocnik ds. naruszeń prawa (może wyznaczyć do składu także siebie). W razie potrzeby do składu Zespołu ds. naruszeń prawa można powołać osoby nie będące pracownikami jednostki za zgodą Organu Prowadzącego.

4.Do wykonania określonych czynności specjalistycznych w trakcie postępowania Pełnomocnik ds. naruszeń prawa może dodatkowo powołać ekspertów będących lub nie będących pracownikami jednostki.

5.Członkiem Zespołu ds. naruszeń prawa ani ekspertem nie może być:

1)sygnalista, który przekazał zgłoszenie, będące przedmiotem wyjaśnienia;

2)osoba, której dotyczy zgłoszenie;

3)osoba będąca bezpośrednim podwładnym lub przełożonym osoby, której dotyczy zgłoszenie;

4)osoba bliska w stosunku do osoby, której dotyczy zgłoszenie (w rozumieniu przepisów kodeksu karnego);

5)osoba wykonująca czynności lub załatwiająca sprawy, których prawidłowość będzie przedmiotem badania;

6)osoba, której udział w postępowaniu wzbudzałby uzasadnione wątpliwości co do jej bezstronności z innych przyczyn.

6.W trakcie prowadzenia postępowania wyjaśniającego członkowie Zespołu ds. naruszeń prawa mają prawo:

1)dostępu do dokumentów i danych jednostki,

2)uzyskiwania przetworzonych i nieprzetworzonych informacji od pracowników poszczególnych komórek organizacyjnych,

3)uzyskiwania ustnych i pisemnych wyjaśnień od pracowników i zleceniobiorców jednostki,

4)dostępu do pomieszczeń jednostki w celu dokonania wizji lokalnej lub zabezpieczenia dowodów,

5)korzystania z pomocy Inspektora Danych Osobowych,

6)konsultowania, w niezbędnym zakresie, uzyskanych informacji i danych z sygnalistą.

7.Z ustaleń poczynionych podczas postępowania wyjaśniającego Zespół ds. naruszeń prawa sporządza raport i przedkłada go Organowi Prowadzącemu.

8.Raport z postępowania wyjaśniającego zawiera opis ustalonego stanu faktycznego, w tym ustalone nieprawidłowości i ich przyczyny, zakres i skutki oraz osoby za nie odpowiedzialne.

VII.ZAKAZ DZIAŁAŃ ODWETOWYCH

1.Wprowadza się bezwzględny zakaz podejmowania działań odwetowych wobec Sygnalisty, który dokonał zgłoszenia (zarówno wewnętrznego jak i zewnętrznego), a także ujawnienia publicznego – zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów.

2.Podejmowanie jakichkolwiek działań o charakterze represyjnym, dyskryminacyjnym lub innego rodzaju niesprawiedliwe traktowanie wobec Sygnalisty, będą traktowane jako naruszenie Procedury i może skutkować odpowiedzialnością porządkową lub rozwiązaniem umowy łączącej dokonującego działań odwetowych ze Stowarzyszeniem Pomocy Dzieciom z Porażeniem Mózgowym „Jasny Cel”.

3.Niedopuszczalnym w stosunku do Sygnalisty jest w szczególności: odmowa nawiązania stosunku pracy, wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy, nie zawarcie umowy o pracę na czas określony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, nie zawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony lub nie zawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony, po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w sytuacji gdy pracownik miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa, obniżenie wynagrodzenia za pracę, wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu, pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą, przeniesienie pracownika na niższe stanowisko pracy, zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych, przekazanie innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków pracowniczych, niekorzystną zmianę miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy, negatywną ocenę wyników pracy lub negatywną opinię o pracy, nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze, wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe, nieuzasadnione skierowanie na badanie lekarskie, w tym badania psychiatryczne, o ile przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badanie, działanie zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości zatrudnienia w danym sektorze lub branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego – chyba że Pracodawca udowodni, że kierował się obiektywnymi powodami.

Za niekorzystne traktowanie z powodu dokonania zgłoszenia uważa się także groźbę lub próbę zastosowania środka określonego w zdaniu powyżej.

VIII.POUFNOŚĆ DANYCH I RODO

1.Zachowaniem poufności objęte są dane będące przedmiotem zgłoszenia, treść zgłoszenia, dane osobowe zawarte w zgłoszeniu, dane osobowe osób pomagającychi powiązanych z Sygnalistą oraz osoby/osób, której zgłoszenie dotyczy.

Ma ono na celu zagwarantowanie poczucia bezpieczeństwa Sygnaliście oraz minimalizację ryzyka wystąpienia działań odwetowych lub represyjnych. Sygnalista, który dokonał zgłoszenia, a którego dane osobowe zostały w sposób nieuprawniony ujawnione, powinien niezwłocznie o zaistniałej sytuacji powiadomić Pełnomocnika ds. naruszeń prawa, który zobowiązany jest podjąć działania mające na celu ochronę Sygnalisty.

2.Tożsamość Sygnalisty, jak również wszystkie informacje umożliwiające jego identyfikację, nie będzie ujawniana podmiotom, których dotyczy zgłoszenie, osobom trzecim ani innym pracownikom i współpracownikom podmiotu. Tożsamość Sygnalisty, jak również inne informacje umożliwiające jego identyfikację mogą zostać ujawnione jedynie wtedy, gdy takie ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z powszechnie obowiązujących przepisów prawa w kontekście prowadzonych przez organy krajowe postępowań. Tożsamość podmiotów, których dotyczy zgłoszenie, podlega wymogom zachowania poufności w analogicznym zakresie, co tożsamość Sygnalisty.

3.Podmiot przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia oraz podjęcia działań następczych. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpoznania zgłoszenia nie są zbierane, a w przypadku zebrania są usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.

4.Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez Podmiot przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

5.W przypadku, o którym mowa w ust. 4, Podmiot usuwa dane osobowe oraz niszczy dokumenty związane ze zgłoszeniem po upływie okresu przechowywania. W tym przypadku nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2020 poz. 164).

6.W przypadku, gdy dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postepowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowoadministracyjnych, nie stosuje się zapisów, o których mowa w ust. 5.

IX.REJESTR ZGŁOSZEŃ

1.Każde zgłoszenie podlega zarejestrowaniu w Rejestrze Zgłoszeń.

2.Za prowadzenie Rejestru Zgłoszeń odpowiada Pełnomocnik ds. naruszeń prawa.

3.Rejestr Zgłoszeń zawiera co najmniej: numer zgłoszenia, przedmiot naruszenia prawa, dane osobowe Sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie – niezbędne do identyfikacji tych osób, adres do kontaktu Sygnalisty, datę dokonania zgłoszenia, informację o podjętych działaniach następczych, datę zakończenia sprawy.

4.Rejestr zgłoszeń stanowi Załącznik nr 3 do niniejszej Procedury.

5.Rejestr Zgłoszeń prowadzony jest z zachowaniem zasad poufności, a dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postepowań zainicjowanych tymi działaniami.

X.INFORMACJE DOTYCZĄCE ZGŁOSZEŃ ZEWNĘTRZNYCH

1.Zgłoszenie może w każdym przypadku nastąpić również do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organu publicznego z pominięciem procedury przewidzianej w Procedurze, w szczególności gdy: w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w Procedurze Podmiot nie przekaże informacji zwrotnej Sygnaliście lub Sygnalista ma uzasadnione podstawy by sądzić, że naruszenie prawa może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla interesu publicznego, w szczególności istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody, lub dokonanie zgłoszenia wewnętrznego narazi go na działania odwetowe, lub w przypadku dokonania zgłoszenia wewnętrznego istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania naruszeniu prawa przez Podmiot z uwagi na szczególne okoliczności sprawy, takie jak możliwość ukrycia lub zniszczenia dowodów lub możliwość istnienia zmowy między Podmiotem a sprawcą naruszenia prawa lub udziału Podmiotu w naruszeniu prawa.

2.Zgłoszenie dokonane do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organu publicznego z pominięciem zgłoszenia wewnętrznego nie skutkuje pozbawieniem Sygnalisty ochrony gwarantowanej przepisami ustawy o ochronie sygnalistów.

XI.ZAKOŃCZENIE POSTĘPOWANIA

1.Do raportu z postępowania wyjaśniającego Pełnomocnik ds. naruszeń prawa załącza propozycje dalszych działań. W zależności od ustaleń działania te mogą obejmować czynności przeciwko osobom winnym naruszeń, działania zapobiegające naruszeniom oraz wzmacniające system kontroli wewnętrznej w jednostce.

2.Środki takie mogą obejmować w szczególności:

1)zamknięcie procedury bez podejmowania dalszych działań (w przypadku niepotwierdzenia się zgłoszenia),

2)przeprowadzenie rozmowy, zwrócenie uwagi pracownikowi,

3)upomnienie pracownika,

4)zmiany lub rotacje na stanowiskach,

5)zmiany w wewnętrznych procedurach,

6)podjęcie działań cywilnoprawnych, dotyczących, np. zawartych umów, naprawienia szkody, wypłacenia odszkodowania,

7)złożenie wniosku o wszczęcie postępowania dyscyplinarnego,

8)złożenie wniosku o wszczęcie postępowania w sprawie naruszenia dyscypliny finansów publicznych,

9)złożenie zawiadomienia o uzasadnionym podejrzeniu popełnienia przestępstwa (w przypadku zgromadzenia dowodów),

10)poinformowanie właściwych służb (w przypadku zgromadzenia poszlak).

3.Organ prowadzący określa dalsze działania i osoby odpowiedzialne za ich realizację. Pełnomocnik ds. naruszeń prawa monitoruje realizację tych działań oraz udziela pomocy osobom za nie odpowiedzialnym.

XII.PRZEPISY KOŃCOWE

1. Procedura wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podjęcia Uchwały przez Zarząd Stowarzyszenia wprowadzającego Procedurę do wiadomości osób zatrudnionych w Stowarzyszeniu Pomocy Dzieciom z Porażeniem Mózgowym „Jasny Cel” tj. poprzez zamieszczenie na tablicy ogłoszeń w budynku Stowarzyszenia oraz zamieszczenie w wewnętrznej sieci informatycznej w folderze „Udostępniony folder z dokumentacją” „Procedura zgłoszeń wewnętrznych”.

2. Zmiana Procedury następuje w formie pisemnej, tj. Uchwały Zarządu Stowarzyszenia, pod rygorem nieważności.

3. Zmiana Procedury każdorazowo przekazywana jest Przedstawicielowi Pracowników Stowarzyszenia Pomocy Dzieciom z Porażeniem Mózgowym „Jasny Cel” do konsultacji w trybie określonym w ustawie z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r. poz. 928).

XIII.ZAŁĄCZNIKI:

1)Załącznik nr 1 - Formularz zgłoszenia nieprawidłowości,

2)Załącznik nr 2 - Potwierdzenie zgłoszenia nieprawidłowości,

3)Załącznik nr 3 - Rejestr zgłoszeń (wzór)